Як уникнути шахрайства в компанії?

Якщо перше, що компанія може зробити, - відгородити себе від ненадійних потенційних співробітників, то друге - не допустити, щоб найняті співробітники вчиняли протизаконні дії.

· Системний підхід

Буває так, що сама система роботи в компанії потурає якщо не шахрайству, то недбалості та дрібним правопорушенням. Мова йде про систему звітності та фінансового контролю. У деяких компаніях порушення можуть довго залишатися непоміченими. Співробітники добре знають систему, її слабкі місця, і відсутність належного контролю та системи звітності може створити ґрунт для шахрайства. Іноді працівникам навіть не доводиться нічого винаходити: маючи доступ до ресурсів, вони можуть досить вільно ними користуватися без жодної відповідальності.

Щоб цього не відбулося, система звітності повинна, з одного боку, бути простою та прозорою, а з іншого боку - обмежувати можливі порушення. Не варто розвивати бюрократію та примушувати співробітників витрачати час на непотрібні щоденні звіти, однак прості та чіткі форми необхідні, щоб ви знали, як ідуть справи та чим займаються ваші люди. Особливо це важливе стосовно співробітників, які працюють з клієнтами: керівництво повинне бути в курсі того, над якими проектами зараз іде робота, з якими компаніями та на яких умовах здійснюється співробітництво.

Буває, що компанія створює такі умови, у яких співробітники вимушені йти на обман, щоб виконати план. Ставте реалістичні завдання, забезпечуйте людей необхідними ресурсами - так ви зробите їхню роботу простішою, а себе убезпечите від злодійства та шахрайства з їхнього боку.

Окремо можна виділити використання ресурсів компанії в особистих цілях. Багато співробітників не вважають злодійством винос канцтовар з офісу, особисті поїздки на таксі за рахунок компанії. Ці дріб'язки, по суті, нічим не відрізняються від злодійства у фінансових питаннях: і те, і інше є привласненням майна компанії. Іноді співробітники просто не замислюються про це. Однак якщо людина вчиняє такі дії, то можна чекати від неї і більш серйозних порушень. Тут часто доводиться сподіватися на свідомість людей. Компанія ж зі свого боку може налагодити комунікацію та постійно доносити до співробітників, які її цінують, що ресурси надані їм для досягнення загальних завдань.

· Мотивація співробітників

Особливу увагу варто приділити тим співробітникам, які працюють з клієнтами, насамперед відділу продажів. Мотивація менеджерів з продажу - вічна тема. Як правило, у продавці йдуть люди амбіційні, націлені на результат, для них крім нематеріальної складової дуже важлива мотивація матеріальна. Трапляється так, що ці співробітники попадають до зони ризику: по-перше, вони спілкуються з клієнтами, обговорюють умови співробітництва та можуть привласнити собі частину грошей. Цього не трапиться, якщо люди задоволені своєю роботою, схемою компенсації, відносинами з керівництвом і колегами.

Для менеджерів з продажу важливо визначити правила гри: схема матеріальної мотивації повинна бути ясною та зрозумілою, її необхідно обов'язково дотримуватися. У такому випадку в співробітника не з'явиться бажання вигадувати схеми того, як обійти компанію та привласнити собі частину прибутку.

· Нанесення шкоди компанії, щоб помститися

Трапляється, що бажання вкрасти виникає в співробітника, щоб відомстити. Людина може бути незадоволена відношенням до себе керівника, колег, системою мотивації й оплатою праці, або їй просто здається (іноді не безпідставно), що її недооцінюють у компанії. Вона прагне завдати шкоди компанії цілком усвідомлено. Часто після таких дій співробітник сам залишає компанію. Форми шахрайства тут є різними: це й пряме злодійство у сфері фінансів, інформації, технологій, і створення негативного образа компанії і її перших осіб - співробітник може просто зіпсувати відносини з клієнтами та партнерами, пустити неправдиві чутки.

Профілактика тут одна - грамотний менеджмент. Культура компанії та дії керівництва повинні бути спрямовані на створення такої атмосфери, щоб у співробітників не виникало бажання нашкодити. Звичайно, неможливо всім догодити, але в завдання керівника входить постійно підтримувати комунікацію зі співробітниками, бути в курсі того, що вони думають, чим задоволені, а чим ні, знати, що для них важливе. Відкрита комунікація - ключ до довіри та відповідальності в компанії.

· Злочини в сфері інформації

Більшість шахрайських дій пов'язані з фінансовими махінаціями, однак не меншу (якщо не більшу у довгостроковій перспективі) шкоду компанії наносять злочини в сфері інформації. База даних клієнтів, напрацьована відділом продажів, може бути вкрадена з компанії. Чималі труднощі викликає дотримання авторських прав. Із цією проблемою часто стикаються дистриб'ютори ліцензійної продукції. Чим простішим є копіювання продукту, тим вищою спокуса - і ось уже по ринку поширюються піратські диски, не авторські тренінгові програми. Інформація про проекти компанії може потрапити до конкурентів і серйозно порушити плани, наприклад, щодо виведення нового продукту на ринок.

Інформацію можна захистити двома способами. Перший - технічний: захистити все паролями, заблокувати USB-порти та дисководи, проте це не гарантує стовідсоткову безпеку без другого способу - психологічного. У співробітника не повинне виникати думки щось винести з компанії. Якщо свою роботу в організації співробітник сприймає як тимчасову, а сама компанія - для нього лише ресурс, який треба максимально використовувати, то очікувати самовіддачі від такого фахівця не варто. Необхідно працювати над атмосферою в компанії, брендом роботодавця, створювати цінність для кожного співробітника, розвивати командну роботу.

Після звільнення

Довічне працевлаштування, будучи мрією деяких роботодавців, зустрічається не часто, співробітники йдуть з компаній. Після звільнення працівника організація може виявитися в уразливому положенні: вчорашні співробітники та члени команди стають сьогодні по іншу сторону барикади. Все, що знає співробітник, може потрапити на відкритий ринок.

· Співробітник звільняється за власним бажанням

Причин звільнення може бути безліч: можливо, вашому співробітникові запропонували більш цікаві умови (зарплата, зона відповідальності, кар’єрні перспективи, престижність компанії) або він не задоволений роботою у вас і шукає кращого. І в тому, і в іншому випадку це його рішення. Тут важливо не зіпсувати з ним відносини: поговоріть з ним, з'ясуйте причини звільнення, якщо ви не можете мотивувати співробітника залишитися, то зробіть все, щоб не перетворитися з колишнього роботодавця на лютого. Те, як ви розстанетеся зі співробітником, часто визначає його ставлення до компанії після звільнення. Іноді одна недотепна розмова з керівником може перекреслити роки добрих відносин і гарної роботи в компанії. У людини не повинне виникнути бажання нашкодити. Розставайтеся цивілізовано.

· Звільнення співробітника

Гірше, якщо компанія вирішує розстатися зі співробітником. Останнім часом тему звільнень і скорочень не обговорює тільки ледачий, але важливо поговорити про це у зв'язку з корпоративною безпекою та шахрайством персоналу. Звільнення - колосальний стрес для співробітника та часто є причиною виникнення негатива стосовно компанії. Людина почуває себе скривдженою, нерідко виникає бажання помститися. Інформація про клієнтів, продукти т проекти компанії, а також матеріальні ресурси, якщо в співробітника був до них доступ, виявляються під погрозою.

Щоб знизити негатив, необхідно, по-перше, виконати всі зобов'язання перед співробітником (у тому числі й у питанні виплат), а по-друге, поставитися до нього по-людськи, поговорити, пояснити ваші рішення. Якщо ви змушені скорочувати персонал, дайте співробітникові гарну рекомендацію, порадьте, у які компанії він може представити своє резюме, - це неодмінно оцінять.

Ретельний відбір, перевірка фактів, збір рекомендацій про кандидата, а також чітка система обліку та контролю в компанії разом з адекватною компенсацією й системою мотивації, грамотним менеджментом і гарною атмосферою в колективі в рази знижують, а часто й просто виключають випадки шахрайства персоналу.

Джерело: http://naim.ru/