Як ефективно організувати дистанційну роботу вашої команди в період карантину і не втратити продуктивність

Через спалах пандемії коронавірусу в Україні роботодавці перевели більшість своїх працівників на дистанційний режим роботи. Для багатьох такий формат може бути незвичним: важко сконцентруватися, постійно хочеться на щось відволіктися. Знайома картина?

Спершу здається, що робота з дому – це щось неймовірно круте. Ви можете довше поспати, вам не потрібно нікуди їхати: відкрив ноутбук у ліжку – і працюй. Але з часом багато хто починає помічати, що продуктивність роботи знизилася. І правда – вдома стільки всього відволікає від виконання завдань.

Наразі багато організацій просто вимушені впровадити дистанційний формат роботи. Керівники, які раніше керували командою тільки в межах офісу, стикнулися із труднощами, пов’язаними з організацією роботи з дому. Головне питання – як працювати з різних куточків міста без шкоди якості роботи, продуктивності та командного духу? Як побороти виклики та пережити цей непростий період часу з максимальною користю та мінімальними втратами для команди, забезпечуючи безперебійність та ефективність робочого процесу? Ми підготували для вас рекомендації та поради, які, сподіваємося, стануть у нагоді під час налагодження дистанційного робочого процесу вашої команди.

Як налаштуватися на роботу з дому

Створіть свій робочий куточок

Багато що залежить від графіку офісної роботи, який у вас був до карантину. Чим більш гнучким він був, тим легше буде увійти в новий режим роботи з дому – і навпаки.  Наразі найважче тим, у кого зазвичай чітко визначений робочий день. Такі люди в перші дні карантину стають малопродуктивними, і більшість з них навіть самі цього відчувають.

Якщо ми не звикли працювати вдома, на нас впливатиме низка чинників. Щоб менше відволікатися, варто створити у себе в оселі “офісний куточок”, умови якого будуть максимально наближеними до робочих. Перш за все – робочий стіл, де не має бути зайвих предметів. Робочий стіл для домашнього комп’ютера чи ноутбука слід зробити максимально схожим на робочий. Можна вдатися до налаштувань месенджерів, поставивши в пріоритет робочі контакти, поки триває робочий час.

У вашому домашньому “офісі” повинні бути тільки речі, пов’язані з роботою. Головне, щоб всі вони були в одному місці, а не зустрічалися по всьому будинку. Таким чином, тільки-но ви сідатимите на своє “робоче місце”, ваша голова буде переходити в режим “на роботі” з режиму “я вдома”, що допоможе зосередитися на виконанні завдань.

Дотримуйтеся такого ж робочого розкладу, як зазвичай. Зробіть так, щоб розділити роботу та особисте життя. Нагадайте своїм домочадцям, що ви зараз хоч і вдома – але ж на роботі. Подумайте про придбання навушників, які мінімізують зовнішні шуми.

Не бійтеся помилятися і не встигати
Чому важливо дотримуватися звичайного робочого графіка? Карантин – явище тимчасове, тому різко і сильно змінювати режим не варто. Багато людей, почувши про карантин, відклали робочі справи, занурившись у побут або піддавшись паніці. А тепер їм важко налагодити робочий процес вдома, вони не бачать результатів, не задоволені ними, відчують вину за це. На будь-які зміни потрібен час. Тому відходити від звичного робочого графіка і входити у нього слід поступово.

Тож, якщо ви є керівником у в своїй організації, культивуйте у колективі співчуття (емпаптію) та розуміння того, що віддалена робота неминуче супроводжується збоями. Будьте чесні й відкриті до власних несподіваних провалів та розуміння, коли інші теж стикаються з ними. Гнучкість – це важлива особливість віддаленої роботи, але вона також вимагає від членів команди співпереживання (емпатії) та швидкої адаптації. Усвідомлення цього допоможе гарантувати, що члени команди не боятимуться іноді випасти з робочого процесу, бути покараними за це. Від несподіваних відключень електроенергії чи інтернету, хворих дітей чи нескінченного ремонту у сусідній квартирі ніхто не застрахований. Ми маємо розуміти, що життя триває. І технічні збої теж. Змінити платформу для відеоконференції, поки всім не буде чути добре, перенести дзвінки у графіку – це не смертельно. Адже ми зараз маємо зараз час на збої.

Непродуктивність – це доволі суб’єктивне поняття. Перфекціоністам завжди здаватиметься, що вони недостатньо продуктивні, а адептам тайм-менеджменту – навпаки. Причини, чому ви відчуваєте, що після оголошення карантину стали менш продуктивними, можуть бути як реальними, так і пов’язаними зі сприйняттям ситуації. Наприклад, через відсутність навичок самостійного планування віддаленої роботи, дійсно, можемо менше встигати. Та й з домом у більшості з нас асоціюється відпочинок, а не робота. Це впливає на сприйняття власної продуктивності. Здається, на роботі ми б менше відволікалися і могли би встигнути більше.

Самоорганізуйте свій робочий день

Перше, до чого потрібно звикнути при віддаленій роботі – тепер навколо вас немає колег і начальства. Ніхто не стоїть над вами, не змушує працювати швидше (більше, активніше). Ви спокійно можете відкрити Youtube і подивитися ролик, сходити на кухню перекусити, полежати на дивані… І все це в робочий час.

За цієї причини дуже важливо скласти собі суворий розклад. Розпишіть всі свої завдання, виділіть час на обід, кілька хвилин кожну годину на перерву. І обов’язково дотримуйтесь розробленого графіка.

Пригадайте “Закон Парето”: 80% результату ми досягаємо за 20% часу, витраченого на його досягнення. Тобто у 8-годинний робочий день ми максимально продуктивні лише півтори години. 

Практика доводить, що за умови адекватної організації робочого простору та ефективного відпочинку нам достатньо 2 цикли по 2 години з годинною перервою, щоб відчувати продуктивність роботи в домашніх умовах. Вдома ми можемо дозволити собі частіші перерви. Але це може ускладнювати процес повернення до роботи. 

З точки зору психофізіології однієї тривалої перерви може бути достатньо. Але невеликі 10-хвилинні перерви щогодини, спрямовані на покращення тонусу м’язів, релаксацію очей, випита склянка води можуть значно покращити нашу продуктивність.

Як краще робити перерви? Для деяких людей, навпаки, робота з дому здається більш комфортною і вони починають працювати більше й ефективніше. Беруть на себе багато завдань, сидять до пізнього вечора… На початку все виходить і навіть приносить задоволення. Але з часом стає все складніше змусити себе працювати, і первісний запал кудись зникає.

Щоб не допустити такого вигорання, складайте розклад і влаштовуйте собі перерви. Не намагайтеся зробити все і одразу. Згідно з однією з ключових стратегій тайм-менеджменту – технікою Pomodoro – найефективнішими відрізками роботи і відпочинку (особливо якщо ви працюєте вдома, де багато відволікаючих чинників) є відрізки 25 і 5 хвилин. Восьмигодинний робочий день ділиться на 14 таких відрізків. Головна ідея полягає в тому, що будь-який відволікаючий фактор може почекати 5-хвилинної перерви на відпочинок.

Мінімізуйте вплив відволікаючих факторів

Постійне оновлення стрічки новин створює ілюзію контролю над ситуацією. Так ми знижуємо рівень тривожності, вважаючи “знаємо – значить контролюємо”. Але це не більше, ніж ілюзія. Ми здатні управляти лише власною поведінкою та реакціями на ситуацію. Крім того, погані новини зранку можуть вплинути на наш настрій та уповільнити процес входження в робочий ритм. З позицій продуктивності найкращий час для ознайомлення з новинами – не раніше, ніж через годину після завершення роботи, і не пізніше, ніж за 2 години до сну. Для цього можна створити для себе у смартфоні нагадування про початок і завершення періоду, відведеного вами на перегляд та аналіз новин за день.

А якщо вдома ще й діти, які не в садку і не в школі? Ситуація, що розгортається, може сприяти виникненню у батьків важливої ідеї – навчити дитину гратися або навчатися самостійно. Самостійна наповнена гра значно сприяє загальному розвитку дитини. А у самостійному навчанні дитина здатна відкрити для себе значно більше нового. Навчити цьому дітей не так вже й складно. Для цього потрібні: 

• простір для гри чи навчання – щоб було, в чому покопирсатися;
• наявність пізнавальних ігор, книг та експериментальних наборів;
• розвинута та заохочена фантазія дитини і трохи попередньої уваги від батьків на початку. 

Це може потребувати у нас, приміром, годину, але вивільнить значно більше часу для продуктивної роботи. Крім того, дистанційна робота – відмінна можливість показати своїм домашнім, чим же ви займаєтеся, поки перебуваєте в офісі. Якщо у вас є діти – їм точно буде цікаво дізнатися, яка у вас робота.

Чому постійно хочеться їсти? Хронічне бажання їсти – це зазвичай ознака тривожності, яку ми переживаємо. Панічні настрої, що розгортаються останнім часом, створюють сприятливе тло для появи і розвитку наших тривог. Переївши, багато хто може відчувати сором, вину та відразу до себе. Така поведінка може бути ознакою компульсивного переїдання, що може мати як ситуативний, так і хронічний характер. Щоб залишити це на ситуативному рівні, можна використати певні прийоми для нормалізації власної харчової поведінки. Наприклад, мати на робочому столі пляшку з водою та щось дрібне і корисне для перекусу. Можете поставити поруч асорті з сухофруктів. Вони достатньо калорійні і порівняно швидко втамовують голод. А вода, крім профілактики зневоднення, заповнює шлунок, тож їсти хотітиметься менше.

Як налагодити віддалену взаємодію між членами команди

Організовуємо наш віртуальний офіс

Визначте всіх співробітників, робота яких може виконуватися за межами офісу, та переведіть їх у дистанційний формат. Спеціалістам, робота яких безпосередньо пов’язана з фізичною присутністю в офісі або на інших локаціях, необхідно провести інструктаж щодо заходів безпеки під час карантину, можливо, передбачити варіант скороченої роботи позмінно, а також обов’язково забезпечити все необхідне для збереження їхнього здоров’я (трансфер до/з роботи, вимірювання температури, антисептики, маски тощо).

Практичні поради з дистанційного надання правової допомоги (англійською): https://www.connectingjusticecommunities.com/remote-legal-support/2020/03/

Уточніть питання щодо контактів між колегами та керівництвом, щоб нагальні питання можна було виконувати оперативно. У багатьох месенджерах можна встановлювати статуси користувача (активний/неактивний) – це теж може стати в нагоді. Стежте за тим, щоб співробітники були доступним так, ніби вони перебувають в офісі, щоб швидко виконувати завдання керівництва. Віддалена робота – не привід потай займатися іншими справами.

Сплануйте діяльність вашої команди на тиждень і створіть детальний перелік завдань для кожного працівника/відділу з конкретними досяжними й вимірюваними результатами, чіткими строками досягнення. Наприкінці тижня проаналізуйте, які завдання залишилися невиконаними та чому. Під час планування наступного періоду врахуйте це.

Водночас проявіть турботу про ваших співробітників: здійсніть всі можливі заходи для збереження здоров’я вашої команди. Якщо є можливість перевести їх у віддалений режим – зробіть це якомога раніше.

Не потрібно встановлювати тотальне стеження за роботою команди – це призведе до ще більшого падіння продуктивності. Сформулюйте чіткі цілі і контролюйте підсумкові показники за ними.

Віддалений формат роботи не означає, що команда повинна відмовитися від таких активностей, як наради, навчання або командотворення (тімбілдинг). Навпаки, саме зараз вашим співробітникам необхідно відчувати підтримку керівника і формувати командний дух. Дистанційне навчання для вашої команди в такий непростий час має низку переваг. По-перше, це дасть зрозуміти вашим співробітникам, що ця ситуація – лише тимчасові труднощі, до яких організація готова. По-друге, ваша команда «прокачає» навички, які зможе застосовувати в роботі прямо зараз або з виходом в офіс. Крім того, участь у дистанційному навчанні допоможе співробітникам бути в тонусі і не втрачати зв’язок із колегами.

Карантин – це також додатковий час для того, щоб зайнятися тими справами, до яких раніше не доходили руки (внести інформацію про надані правові консультації та підтримані справи у систему кейс-менеджменту https://crm.ldn.org.ua/, спланувати організаційний розвиток своєї організації у цьому році тощо).

Належні комунікації – важливо, як ніколи

Оберіть основні канали комунікації для робочих питань та спілкування, а також таск-менеджер, який буде використовуватися для планування роботи та встановлення конкретних задач команді. Легко почати користуватись, наприклад, додатком Trello або Asana (про них більш детально читайте у наступному розділі). Приділяйте час на відеоконференції з командою відстеженню прогресу завдань та оперативному виявленню проблем.

Варто розробити правила стосовно того, що слід повідомляти електронною поштою, а що краще підходить для платформ обміну повідомленнями. Іноді один швидкий телефонний або відео-дзвінок не дасть вам потонути у повідомленнях та коментарях до онлайн-документа. Відеодзвінки, коли встановлюється візуальний контакт, можливо, є більш помічними. Звичайно, відеодзвінки не передадуть усіх емоцій. Але під час спілкування можна використовувати безліч емоджи (символів на позначення емоцій) та GIF (анімованих зображень). Вони хоча б частково заміняють мову тіла. Вчасно встановлений 💖 або 🤗 або розумно використаний 💪 або 🙌 можуть значно посилити онлайн-спілкування. Водночас варто встановити часові рамки для онлайн-спілкування (принаймні, якщо робоче питання не є питанням життя і смерті), і не очікувати, що колеги мають реагувати на ваші повідомлення поза робочим часом.

Домовтесь про правила “цифрового етикету”, зокрема щодо того, як ділитися інформацією на платформах обміну повідомленнями, що краще підходить для дзвінка, електронної пошти або відеодзвінків.

Виклики віддаленої роботи: знати, щоб діяти

Мають місце 3 основні проблеми, з якими стикнулися керівники під час організації віддаленої роботи своїх команд на час карантину.

По-перше: керівники часто не мають аналогічного досвіду дистанційного керування командою.

Це не дивно, адже масовий карантин введено на території України вперше. Забезпечити повноцінну роботу всього колективу – мета непроста, але досяжна. Під час таких надзвичайних ситуацій необхідно швидко реагувати та вживати відповідних заходів, зокрема, навчати менеджерів керувати командою на відстані.

Чому вчити менеджерів та керівників:

• дистанційному керуванню командою
• управлінню конфліктами в організації
• самомотивації та концентрації
• плануванню проєктів, формуванню завдань та контролю їх виконання
• психологічній підтримці членів команди і т.п.

Відсутність можливості безпосереднього контролю роботи працівників – одна з найбільш поширених проблем дистанційного управління. Та погодьтеся, нікому не подобається, коли в твій монітор час від часу заглядає керівник та перевіряє, чим ти займаєшся. Для того, щоб ваші співробітники виконували роботу та здавали проєкти вчасно, необхідно мотивувати їх і створювати належні умови праці. Існує багато неочевидних засобів нематеріальної стимуляції, тож варто дізнатися, які найбільше підходять для вашої команди.

По-друге: офісні працівники не звикли працювати вдома, а тим більше навчатися онлайн.

Так, це психологічно складно: швидко перемкнутися з одного режиму на інший. Але якщо керівник вміє керувати дистанційною командою, він знає, як організувати роботу кожного з підлеглих. Варто акцентувати увагу на тому, що карантин – це не відпустка та не лікарняний, а вимушені заходи, запроваджені для безпеки вашої команди. Карантин також дає можливість більш ефективно використати вивільнений час, який раніше витрачався на дорогу до офісу. Онлайн-навчання вашого персоналу – це важлива інвестиція у організаційний розвиток та людський капітал. Якщо раніше ви не мали можливості організувати навчання, саме час це зробити.

Яким навичкам вчити співробітників:

• проєктному менеджменту та тайм-менеджменту
• підвищенню рівня hard-skills (профільне програмне забезпечення, ми вже готуємо для вас онлайн-вебінари з ефективної роботи у онлайн-чаті правових консультацій, використання системи кейс-менеджменту (CRM), проєктних платформ тощо)
• самоконтролю та самомотивації (self-management)
• стресостійкості та профілактиці професійного вигорання.

Онлайн-навчання під час карантину дає можливість підготувати вашу команду до нових звершень на користь вашої спільної справи. І, як можна здогадатися, випробування стійкості для наших організацій ще попереду.

По-третє: відсутність у співробітників відчуття належності до команди

Коли працюєш віддалено та спілкуєшся з колегами тільки в месенджері, важко підтримувати атмосферу. Якщо в офісі робітники сидять поруч і можуть перекинутися парою слів, то в онлайн-режимі таке невимушене спілкування обмежене.

Керівникам організацій необхідно працювати над командоутворенням у мережі та формуванням командного духу в колективі. Зараз є багато програм, які можуть забезпечити якісну комунікацію груп людей в Інтернеті: добре знайомий Skype, Zoom для нарад, Messenger для швидкої комунікації та Telegram з його захищеними чатами. Не треба обмежуватися лише месенджерами: проводьте наради та навчання у форматі відеоконференцій, влаштовуйте колективні розваги онлайн, спілкуйтеся на неробочі теми час від часу (більш детально – в наступному розділі).

Неформальне спілкування онлайн: людяність на відстані

При переході на віддалений формат роботи комунікуйте зі співробітниками. Якщо у вас немає спільних робочих і розважальних чатів – саме час їх створити. Не забувайте спілкуватися з командою на неформальні теми. Підтримуйте доброзичливу та спокійну атмосферу в колективі, проводьте навчання та інші онлайн-активності для команди, щоб мінімізувати негативні наслідки самоізоляції кожного працівника.

Варто пам’ятати, що карантин – це стрес не тільки для бізнесу, а й для кожної людини. У цей час вашим працівникам як ніколи потрібна підтримка команди та відчуття стабільності. Саме від того, як керівник організує дистанційний формат роботи, залежить продуктивність працівників та їхнє прагнення зробити внесок у розвиток вашої компанії.

Коли ви спілкуєтеся зі своїми колегами лише через пристрій, важливо приділяти час побудові та підтримці стосунків. Це можна зробити, створюючи місце для обміну інформацією, наприклад, про важливі особисті події, про нові рецепти та музичні записи. Відзначення перемог, навіть малих, і захоплення великими зусиллями в роботі та особистому житті допомагають нам утверджувати людяність і справжність.

Якщо ви використовуєте платформи обміну повідомленнями (чати, групи тощо), подумайте про створення каналу спеціально для особистих тем або для обміну фотографіями з офлайн-життя. Ви також можете запровадити спеціальні ритуали, наприклад, щотижневі або щомісячні обміни важливими відомостями з життя поза офісом.

Зробіть свою роботу помітною. Тільки тому, що ваш офіс віддалений, це не означає, що він повинен бути тихим. Зробити роботу видимою – це шлях до формування довіри. Зараз наші онлайн платформи та інструменти дистанційної взаємодії – і є наш офіс. Коли ми демонструємо свою роботу, ми взаємодіємо. Спільний календар дозволить бачити зайнятість всіх членів команди. Також можна створити канал оновлень, де кожен член команди може розповісти про те, над чим сьогодні працював. Здійснювати синхронну та асинхронну комунікацію на основі потреб проєкту, команди та окремого члена команди. Планувати завдання для себе та один одного і перевіряти, як їх виконуємо. Вся ця видимість допомагає нам бути відповідальними.

Отже, створіть канали для участі всієї команди та використовуйте їх! Неважливо, чи це будуть чати, електронне листування, спільні календарі або платформи управління проектами. Пам’ятайте, що ваш офіс все ще існує, навіть якщо він зараз цифровий.

Які інструменти допоможуть онлайн-взаємодії

Переконайтеся, що кожен працівник має на ПК необхідні програми та доданий до колективних чатів. За потреби проведіть експрес-навчання з користування тією чи іншою програмою. Пропонуємо вам добірку програмного забезпечення, яке може стати в нагоді під час самоізоляції та доступний для українських неприбуткових організацій на пільгових умовах.

Worksection
Українська система управління проєктами. Дозволяє розбивати справи на проєкти, завдання і підзадачі. Визначення строків і розставлення пріоритетів. Планування і контроль. Календар і діаграма Ганта допоможуть з плануванням і візуальним контролем. Звіти та нагадування не дозволять забути про важливі завдання. Організація команди: розподілення колективу організації на відділи, призначення адміністраторів і відповідальних. Можна також запросити до спільної роботи партнерів і донорів. Більш детально.

Asana
Asana – онлайн-інструмент для управління проєктами з функціями розподілу навантаження та трекінгу прогресу в роботі команди. Asana дозволяє завантажити файли з інших хмарних сервісів у завдання за проєктами завдяки інтеграції зі Slack, GoogleDrive, Dropbox, Adobe Creative Cloud тощо. Крім того, за допомоги Asana можна керувати доступом до файлів, щоб потрібні люди мали доступ до потрібної інформації. Сплативши 2 тис. грн. збору за оброблення замовлення, організації отримують 50% знижки. Якщо ваша команда складається принаймні з п’яти осіб, такий підхід дозволить заощадити майже 20 тис. гривень щорічно при виборі плану Business.

Trello
Популярна система керування проєктами. Допоможе організувати ефективну роботу за прикладом японської філософії канбан. З японської це слово перекладається як «рекламний щит». Тому веб-додаток виконаний, як вивіска. Канбан є системою організації бізнесу, що допомагає реалізовувати принцип «точно в строк». Останнє поняття – це поширена логістична концепція. Сам термін з’явився дуже давно. Він пов’язаний з описом дій, коли майстри дільниць вказували на листках перелік виконаних завдань і вивішували списки поруч. Більшість користувачів для себе виділили кілька позитивних якостей, які досі приваблюють нових прихильників до цього сервісу: простота інтерфейсу, можливість безкоштовного користування, зручна робота; взаємодія з різними сервісами. Більше про систему.

Google Календар
Ви можете поділитися календарем із колегами та партнерами. Надайте доступ до основного календаря, щоб показати комусь свій графік. Створіть календар, який зможуть редагувати кілька людей, наприклад календар заходів організації. Уповноважте когось із колег планувати й редагувати події у вашому календарі.

Slack
Slack – швидкий та зручний канал комунікації, орієнтований на спілкування всередині організації, що легко інтегрується з іншими онлайн-додатками. Листування можна вести в окремих чатах, де є змога ставити нагадування, підключати інші сервіси для доступу до документів та отримувати оперативні сповіщення. Slack зменшує часові витрати на організацію зустрічей і дозволяє формувати маленькі групові конференції, до яких за потреби вільно долучаються інші працівники. Ви можете створювати необмежену кількість каналів для розмови. Неприбуткові організації можуть отримати Slack безкоштовно. Для того, щоб ознайомитися з детальними умовами, перейдіть за посиланням.

Office 365
Office 365 – корпоративний сервіс із централізованим управлінням, доступний для українських ОГС безплатно. Хмарне рішення поєднує інструменти для співпраці, налагодження бізнес-процесів і зберігання даних в одній інформаційній екосистемі. Основні інструменти Office 365 для командної роботи:

• Microsoft Teams пропонує інструменти, що дозволяють працювати віддалено, зокрема надає можливість створення групових чатів, аудіо- та відеоконференцій
• хмарне сховище OneDrive створює середовище для спільної роботи над документами та поширення великих файлів. Із переваг: 1 TБ на одного користувача, 1 ТБ на групу, програми синхронізації, онлайн-редактори Word та Excel.

Office 365 безплатний для неприбуткових організацій. Потрібно лише зареєструватися на сайті та пройти верифікацію.

Zoom
Для проведення вебінарів, конференцій або важливих зустрічей варто розглянути сервіс Zoom. Учасники можуть долучитися до розмови як із ПК, так і зі смартфону. Програма не вимоглива в плані швидкості інтернету та технічних потужностей комп’ютера, а записи зустрічей можна зберігати в хмарі. Українські неприбуткові організації і публічні бібліотеки мають змогу отримати 50% знижку, скориставшись пропозицією на порталі TechSoup Україна.

Workplace by Facebook
Використовуючи Workplace by Facebook, ви можете створити внутрішню соціальну мережу для своєї організації. Всі повідомлення, реакції, новини та оновлення доступні лише всередині вашого колективу. Публікація нових повідомлень, публікація в чатах, обмін файлами та створення різних груп відбувається так само, як і в звичному Facebook. Є два великі плюси: знайомий та простий для сприйняття інтерфейс і те, що Workplace by Facebook безплатний для український НПО. Деталі отримання за посиланням.

Будьте на крок попереду – розвивайте свою команду та залишайтесь здоровими!

http://bit.ly/39sk6wu

За матеріалами hitjob.com.ua