Эффективная организация совещания

Важнейшая задача менеджера в условиях кризиса — эффективное управление изменениями: инициация, реализация и завершение процесса преобразований. Для того чтобы нахождение путей решения проблем был успешным, менеджеру нужно уметь грамотно проводить совещания, поддерживая высокий уровень личной вовлеченности каждого участника.

Даже в ситуации «падения» рынков и снижения покупательной способности населения многие отечественные предприятия смогли предложить потребителям новые продукты и услуги — более дешевые аналоги западных образцов, не уступающие им по качеству. Это позволило не только сохранить объем продаж, но и увеличить прибыль и даже создать новые рабочие места.

Как же удалось это сделать? Для того чтобы выжить и расти во время кризиса, эти предприятия смогли провести серьезную реорганизацию, преодолев неизбежное сопротивление работников. Чтобы найти эффективные способы выхода из затруднений, руководитель должен задействовать творческий потенциал команды управленцев и всего коллектива, инициировать изменения, предложить усовершенствования бизнес-процессов, провести организационные изменения.

Важным инструментом управления являются совещания (планерки, летучки, пятиминутки): во многих компаниях присутствие на них отнимает львиную долю времени топ-менеджеров. При этом руководители не только принимают участие в совещаниях, но и сами их организуют.

Если совещание не планируется заранее, оно нередко оказывается для участников напрасной тратой времени. Бесконечные, а главное бесполезные совещания — характерная примета «бюрократической» корпоративной культуры. В организации с такой культурой работники, обладающие высоким профессионализмом и способностями руководить людьми, нередко отказываются становиться руководителями. При этом очень важным мотивом нежелания быть зачисленным в кадровый резерв для карьерного продвижения выступает нежелание терять время на подобного рода «заседаниях».

Эффективное совещание — это групповая работа, в процессе которой руководитель:
получает от участников нужную информацию;
ставит перед подчиненными цели и задачи (дает задания);
информирует сотрудников о принятых решениях;
организует коллегиальное принятие решений.

Для того чтобы совещание прошло эффективно, необходимо:
определить цель/сформулировать, какой результат нужно получить;
определить, кто из сотрудников должен принимать участие в совещании;
своевременно проинформировать участников совещания о повестке дня;
определить, что должны подготовить участники к совещанию;
установить критерии, по которым будут оцениваться предложенные варианты решений.

Отсутствие этапа подготовки приводит к тому, что:
на совещание приходят не разбирающиеся в проблеме/не владеющие нужной информацией работники;
значительно увеличивается время на обсуждение;
обсуждаются «спонтанные» решения — те, которые первыми пришли в голову;
решение проблемы не находится;
принятое решение не исполняется;
принимаются неэффективные с точки зрения бизнеса решения;
участники не включаются в совместную работу.

Во время кризиса руководители гораздо чаще сталкиваются с непредвиденными ситуациями, сложными бизнес-проблемами. Для поиска действенных решений в таких случаях эффективны «проблемные» совещания.

Типы совещаний

Инструктивное. Задача — обеспечить своевременное выполнение распоряжений, передачу подчиненным необходимых сведений (информация поступает сверху вниз).

Оперативное. Задача — оперативно получать данные о текущем состоянии дел в компании (информация поступает снизу вверх).

Проблемное. Задачи — включить участников в процесс поиска новых возможностей и обсуждение путей решения проблем; обеспечить высокий уровень личной вовлеченности каждого.


Проблемное совещание — это групповая форма работы, которая помогает:
найти способы преодоления затруднений/решения сложных задач (производственных, технических, финансовых и др.);
рассмотреть перспективы развития организации;
обсудить инновационные проекты и т. д.

Результатом работы группы должно стать принятие коллегиального решения. К особенностям проблемного совещания следует отнести:

1) отсутствие готовых алгоритмов решения проблем;
2) активное вовлечение всех участников в процесс изменений;
3) как правило, жесткие временные ограничения.

Для повышения уровня вовлеченности участников в процесс обсуждения, поиска вариантов и принятия решения руководитель может:
определять желательные роли1 в команде и подбирать участников, которые могут их исполнять;
гибко менять формы работы (групповые дискуссии, высказывание участниками своего мнения по обсуждаемому вопросу, работа в микрогруппах);
прояснять позиции участников обсуждения, фиксировать выводы, «визуализировать» процесс обсуждения (использовать схемы, диаграммы, графики и т. п.), резюмировать итоги дискуссии;
объединять участников в микрогруппы, с тем, чтобы каждая группа проработала один из пунктов плана совещания и презентовала свои результаты;
вводить элемент состязательности: предлагать нескольким микрогруппам разработать альтернативные решения/сценарии, а затем совместно их обсудить и т. п.

При подготовке совещания руководитель должен:
Сформулировать тему совещания, сделать краткий анализ ситуации, описать суть проблемы.
Точно определить цель совещания.
Сформулировать ожидаемый результат и критерии для принятия решений.
Составить список участников совещания.
Определить место и время его проведения, согласовать время с участниками.
Составить регламент совещания (повестка и временные рамки).
Своевременно проинформировать участников о проведении совещания (при подготовке информационного письма особое внимание следует уделить описанию индивидуальных заданий для участников).

Во время проведения совещания руководитель должен:
Придерживаться повестки дня.
Заслушать каждого участника — в соответствии с регламентом.
Организовать процесс обсуждения.
Контролировать соблюдение регламента.
Обсудить каждый из предложенных вариантов.
Принять итоговое решение (сформулировать окончательный вариант).
Выдать каждому участнику задание и наметить срок контроля их исполнения.


Организация работы группы подчиненных во время проведения проблемного совещания — творческая, но достаточно сложная задача. Типичные ошибки новичков:
излишняя вовлеченность в работу группы (руководитель увлекается процессом обсуждения и поиска новых идей, забывая о необходимости управлять процессом);
отсутствие подготовки;
негибкое следование предварительно составленному плану (процесс обсуждения не корректируется с учетом новых данных, новых идей и т. п.);
недостаточное разнообразие в подборе участников совещания;
потеря контроля (за эмоциональным состоянием участников совещания, за временем, процессом обсуждения и т. п.).

Никогда не доказывай своего мнения громко и с жаром, даже если в душе ты убежден в своей правоте, — выскажи его скромно и спокойно, ибо это единственный способ убедить.

Честерфилд


Чтобы эффективно проводить проблемные совещания, руководителю необходимо развивать следующие компетенции и навыки:
умение фиксировать и визуализировать материал обсуждений группы в виде схем, отражающих суть обсуждаемой проблемы;
умение фасилитировать2 процесс обсуждения, используя методы активного слушания;
умение резюмировать и подводить итоги обсуждения;
умение задавать конструктивные вопросы, которые помогают группе в поиске решения;
навыки проведения презентаций;
умение управлять своим эмоциональным состоянием;
способность понимать эмоциональное состояние других людей;
умение завоевывать доверие сотрудников;
умение убеждать других в необходимости изменений;
умение оказывать влияние на участников обсуждения;
умение оказывать поддержку сотрудникам — вдохновлять, воодушевлять, стимулировать и др.

Можно выделить ряд критериев, на основании которых совещание считается успешным:
участники активно включились в групповое обсуждение;
каждый человек смог выразить свое мнение, его идеи и предложения были услышаны остальными;
руководитель обобщил мнения и ценные предложения всех участников совещания;
найден способ решения проблемы;
разработан план дальнейших действий;
результат групповой работы получил одобрение вышестоящего руководства, акционеров или коллектива предприятия.

Принятые во время проведения проблемного совещания решения следует донести до топ-менеджеров и остальных сотрудников.

Необходимо помнить, что важнейшее условие успешности групповой работы — доверие людей к руководителю, которое можно заслужить только профессионализмом и высокими моральными качествами.