Письма с отказом, или Как отвечать «неподходящим» кандидатам

Если в компании открыта вакансия, то специалистам HR-службы приходится ежедневно просматривать десятки присланных резюме. Ситуация усугубляется, если открытых вакансий не одна, а несколько. Еще больше ситуация усугубляется, если в штате HR-службы — только один сотрудник. Ответить всем заинтересовавшим кандидатам вовремя — тяжело. Что говорить о тех, кто компании не подходит…

Азбука вежливости

В любую HR-службу приходят письма от неподходящих кандидатов. Причины различны — недостаточный уровень опыта или образования, отсутствие каких-либо ключевых навыков и знаний, которые вряд ли восполнят «обучаемость», «нацеленность на результат» и «желание работать». А иногда совершенно непонятно, зачем соискатели присылают резюме.

В результате время кадровика уходит на то, чтобы разобраться с ворохом приходящих писем и выбрать из них те, чьих авторов можно пригласить на собеседование.

Однако остальные кандидаты продолжают ждать от представителя HR-службы хоть какой-нибудь реакции. Конечно, кадровик может сказать, что у него и без того слишком много дел, чтобы отвечать каждому откликнувшемуся на вакансию. Но стоит помнить, что одно из важнейших правил делового этикета гласит — почти каждое полученное письмо требует ответа.

Мы спросили у наших экспертов, считают ли они нужным отвечать неподходящим кандидатам. Мнения разделились.

Руководитель департамента промышленности и строительства рекрутингового агентства Ольга Степанова склоняется к мысли, что это — личное дело каждого эйчара, и иногда стоит поберечь свое время и не тратить его напрасно на ответы специалистам, которые заведомо не соответствуют требованиям вакансии. «У каждого HR-специалиста есть выбор — уведомлять соискателя о том, что его резюме не соответствует данной позиции, или не уведомлять. Многое зависит от объема присылаемых на вакансию резюме: в нашей практике были случаи, когда только за одни сутки пришло около 200 резюме на одну вакансию. Также резюме может быть выслано наобум или наудачу и лишь приблизительно подходить под имеющуюся вакансию. В таком случае вряд ли стоит уделять время кандидату. Существуют overqualified специалисты, имеющие значительный опыт и профессиональные достижения, которые не подходят для вакансии, требующей более простых навыков», — говорит эксперт.

Общаться с соискателями необходимо, считает генеральный директор Валерий Поляков, ведь эйчар — лицо компании: «Если, например, HR-специалист не может правильно общаться с соискателями, то у самых сильных и конкурентоспособных кандидатов, имеющих возможность выбирать себе работодателя, после беседы с HR-специалистом может пропасть интерес к работе в этой компании. По стилю общения и манерам интервьюера соискатель часто судит о культуре ведения бизнеса в компании».

Законы жанра

Говорить «да» — легко и приятно. Сказать «нет» и никого не обидеть — сложнее. Каким должен быть ответ на письмо тому кандидату, в котором компания не заинтересована? В правилах деловой переписки есть отдельные рекомендации по поводу писем, которые содержат отказ. Такое письмо (конечно, в случае, если оно правильно написано) помогает сохранить хорошее мнение о компании вообще и о представителе кадровой службы в частности.

«Всем кандидатам, с которыми HR-менеджер или консультант кадрового агентства вступает в контакт и объясняет причины несоответствия требованиям компании, отвечать нужно деликатно и аргументированно», — говорит Ольга Степанова.

«Отвечать кандидатам нужно уважительно. Не стоит давать соискателю пустых обещаний, но неплохо бы дать ему понять, что он хороший и интересный специалист, сославшись на отдельные «строчки» в его резюме. И даже в тех случаях, когда резюме совершенно не отвечает специфике или интересам компании (такое тоже случается нередко), человеку будет приятно получить культурное и вежливое «спасибо» в ответ на его старания. Лучше, если ответ на резюме не будет генерироваться автоматически или, по крайней мере, «кричать» о том, что он сгенерирован автоматически. Человек должен понимать, что его резюме обработано, и на собеседование его не пригласили не потому, что информацию о нем никто не посмотрел, а потому, что для этого были объективные и уважительные причины. Острая нехватка времени, конечно, к ним не относится», — считает руководитель HR-службы Светлана Гиацинтова.

Письмо обязательно должно содержать краткую аргументацию отказа. Можно построить его по такому плану (с некоторыми вариациями):
Задать контекст (Здравствуйте! Мы внимательно рассмотрели присланное Вами резюме…).
Выразить сожаление и обозначить отказ (К сожалению, в данный момент мы не можем предложить Вам эту должность…).
Оставить надежду (Если обстоятельства изменятся, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей кандидатуры на эту должность…).

Если кандидату отказано по причине его слишком высокой квалификации, то стоит отметить это в письме. Идеально, если у компании есть возможность предложить такому соискателю альтернативу. Если же нет, то стоит сказать: «Если освободится вакансия, на которой Вы сможете успешно применить свои знания и навыки, мы свяжемся с Вами». Ведь пополнение базы данных компании контактами ценного специалиста — большой плюс.

«Мы считаем, что соблюдение делового этикета при общении с кандидатами является очень важным, — рассказывает руководитель департамента подбора персонала Наталья Полякова.— От того, как общаются сотрудники службы подбора персонала с соискателями, зависит имидж компании в целом. В случае, если профессиональный опыт и образование кандидата не соответствуют требованиям вакансии, мы всегда даем обратную связь и сообщаем ему об этом. Мы выражаем надежду на то, что в случае, если в компании появится позиция, соответствующая его знаниям и навыкам, мы обязательно свяжемся с ним и предложим ее рассмотреть».

Деловое письмо: общие рекомендации

Конечно, в идеале каждое письмо должно быть индивидуальным. К сожалению, не всегда получается написать каждому кандидату лично. Но даже если составляется некий остов письма кандидату, то лучше учитывать правила деловой переписки:
В каждом письме желательно обращение. В некоторых случаях его можно опустить. Однако все-таки лучше оставлять этот небольшой знак внимания и уважения к собеседнику.

Краткость — сестра таланта, и это относится не только к литературным произведениям. Письмо не должно быть длинным: его задача — содержать основную суть вопроса. Если требуются какие-либо разъяснения, то лучше отправить их в прикрепленном файле.

Письмо должно быть написано без орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок. Также лучше избегать чересчур сложных синтаксических конструкций.

При отправке письма необходимо проследить, чтобы обязательно была заполнена графа «Тема». Ее содержание должно отражать цель письма.

Помните: ответ на письмо — прежде всего проявление вежливости к соискателю как от конкретного HR-специалиста, так и от компании в целом. Кроме того, никто не дает гарантии, что в кандидате, не заинтересовавшем рекрутера сегодня, компания не будет нуждаться завтра.