Як навчитися правильно управляти своїм часом

Пошук Google надає більше 42 млн. результатів із порадами з управління часом. Тому кожна людина може швидко знайти для себе відповідну систему та корисні інструменти. Перед тим, як скачувати новітні програми та додатки, які вмить можуть перетворити ваші гаджети на інструменти управління часом, подивіться на те, як ви працюєте і приймаєте рішення, що стосуються вашого часу. Подумайте, які зміни дійсно треба зробити, щоб стати продуктивнішим, пише Discover Business.
Врешті решт, ваша мета – прийняти оптимальне рішення відносно того, як ви використовуєте свій час. Але найбільший ефект буде не від системи, яку ви виберете, а від декількох простих кроків, які не мають відношення до жодної з них. Головний метод – 20% вашого особистого настрою дадуть вам 80% результатів на шляху до підвищення продуктивності.
Очистіть голову – позбавтеся від дратівливих нагадувань
Постарайтеся очистити свою голову від завдань, які ви маєте зробити, і ставитися до усього простіше. Перший крок в очищенні вашого розуму – це створення "скрині", що дозволить вам збирати та сортувати усі справи і завдання, котрі «рояться» у вашій голові. Сортування не вимагає, щоб завдання було відразу завершене, так ви навчитеся класифікувати справи і деякі з них будуть заблоковані у вашій психіці, щоб усунути безлад у думках. Звільнившись від безладу, ваш розум стане ясним, коли приступите до завершення важливих завдань.
Більшість людей тримають усі справи в голові, без почуття пріоритету. Це завдання кардинально різної важливості – від того, що потрібно помити машину до підписання багатомільйонного контракту, який виведе вашу компанію на новий рівень. Якщо у вас немає конкретної системи, яка нагадуватиме, коли потрібно щось зробити, ваш розум буде сам їх "сортувати", нагадуючи про важливість різних завдань час від часу.
На жаль, частенько система, яку створює ваш розум, є повністю довільною. Ці нагадування не завжди приходять у потрібний час, що призводить до підвищення стресу та почуття безпорадності. Це тільки відверне вашу увагу, і ви можете упустити важливі деталі.
Очищення голови від "мотлоху", як радить експерт, консультант з питань управління часом і особистої продуктивності Девід Аллен, є першим кроком в ефективному методі управління часом, який називається "Навести лад у справах". За словами Аллена, різні завдання займають місце у ваших думках так само, як дані, які накопичуються в пам'яті вашого комп'ютера. Врешті-решт, об'єм оперативної пам'яті не може впоратися і починає уповільнення, ваш розум без впорядковування справ робитиме те ж саме.
Позбавлення від безладу починається зі створення "кошика для повідомлень", в який ви можете переміщати і вносити завдання. Це може бути тека, блокнот з відривними листами, програми на комп'ютері чи додаток на смартфоні або планшет. Будь-який формат, який ви виберете, працюватиме до того часу, поки ви його використовуватимете, і який нагадуватиме про завдання, коли вони мають бути зроблені. Пам'ятайте, що мета вашої "скрині" – навести лад у своїх мізках. Він має бути завжди під рукою і щодня використовуватися, щоб бути ефективним у виконанні завдань.
Дозування справ
Ключ до методу Девіда Аллена "Навести лад у справах" полягає в тому, щоб перемістити справи у ваших думках у безпечне місце. Безпечне місце – це не більше ніж організована система, в якій ви будете впевнені, що вона нагадає про справи в потрібний момент.
Обробка пунктів, які ви розміщуєте в "кошик" починається з визначення завдань, які вимагають реалізації. Є три речі, які ви можете зробити з цим:
Правило двох хвилин
Якщо на виконання завдання вимагається менше двох хвилин, то його потрібно виконати відразу і навіть не вносити до списку. Швидке виконання незначних завдань запобігатиме тимчасовим витратам на виконання важливіших справ.
Делегування завдань
Деякі завдання можна делегувати іншим людям для завершення. Це дасть можливість зайнятися важливими справами, не відволікаючись на дрібні.
Відкладення завдань
Завдання, які не можуть бути завершені протягом двох хвилин, вносяться до списку. Це дасть гарантію, що завдання буде виконано в термін. Найтерміновіші розміщувати ближче до початку списку.
Очищайте ваш "кошик" регулярно від виконаних справ. Так ви звільните свій розум, зможете розслабитися і зосередитися на важливих завданнях.
Невеличка перерва для кращого завершення
Деякі завдання вимагають багато часу на виконання, тому їх можна розбити на частини, між якими можна робити перерви. Такий підхід дасть кращий результат, тому що ви зможете зосередитися.
Проблема більшості людей полягає в тому, що вони відкладають убік важливі завдання через те, що їм здається, що це складно і займає багато часу. Тому вони відволікаються на менш важливі справи. Але якщо розділити важливу справу на частини, тоді є велика вірогідність того, що ви її закінчите. Це один із найбільш ефективних методів управління часом.
Планування
Щодня виділяйте час, щоб розглянути те, що ви зробили і те, що ще потрібно зробити. Це одна з найважливіших навичок тайм-менеджменту, який ви можете впровадити в життя. Під час планування ви можете подивитися, наскільки добре працює ваша система управління часом. Ви можете розробити і впровадити зміни, щоб зробити вашу систему роботи ефективнішою.
Розвиток навичок управління часом починається з огляду тих завдань, які вимагають вашої уваги. Потім приступите до планування ефективних способів, за допомогою яких зможете їх виконати. Наприклад, великий проект розбийте на частини і розподіліть часові рамки для кожної частини, тоді ними легше буде управляти. Відповідно ви зможете швидше закінчити проект. Якщо ви заплануєте завдання в правильному порядку, ви зможете їх швидко закінчити та приступити до нових без зайвих тимчасових витрат.