Прості правила "налагодження" робочого процесу в компанії

Нові реалії ведення бізнесу стали викликом, старі підходи не працюють і це привід щось міняти. Як створити комплексний і продуманий підхід до робочого процесу?
Іноді робочий процес у компанії, в якій є всі передумови для успіху, не йде. Стопорять його найрізноманітніші бар'єри, про які багато підприємців і їх команди просто не замислюються. Навіть якщо проблема чітко видна, в її причинах багато хто не хоче копатися, без чого, власне, і рішення неможливе.
Приміром, відомий бізнес-консультант Ів Мор'є акцентує увагу на двох загадках, вирішити які він намагається вже кілька років. Перша – чому в усіх компаніях, де він працював, продуктивність праці була вкрай низькою? (А працював він з більш ніж 500 компаніями). І це все незважаючи на технічний прогрес, комп'ютери, інформаційні технології, засоби зв'язку, телекомунікації, Інтернет. Друга загадка – чому люди так мало зацікавлені в роботі? Чому вони почуваються такими нещасними, навіть ізольованими від роботи? Відсторонюються від своїх колег, діючи всупереч інтересам їхніх компаній. І це незважаючи на корпоративні заходи, урочистості, колектив, ініціативи, цільові програми розвитку лідерських якостей, які навчають менеджерів підвищувати мотивацію їх команд.
"Спочатку я думав, що це проблема курки і яйця. Через низьку зацікавленість праця людей менш ефективна. Або навпаки – оскільки їх праця непродуктивна, на них більше тиснуть, і вони втрачають інтерес. Але в процесі аналізу я з'ясував, що корінь обох проблем лежить в основах управління. Організація ґрунтується на двох основних принципах. Жорсткий – структура, процеси, системи. М'який – почуття, настрої, міжособистісні стосунки, риси характеру, особисті якості. Щоразу, коли компанія проводить реорганізацію, реструктуризацію, модернізацію, проходить через програму культурних перетворень, вона не може обійти ці два принципи", – каже пан Мор'є.
Логічно, на думку бізнес-консультанта, було б прояснити названі принципи. "Реальна проблема – і це відповідь на обидві загадки – ці принципи застаріли. Все, що ви читаєте в бізнес-літературі, засноване або на одному, або на іншому, або на комбінації обох. Вони застаріли. Як вони працюють, коли ви намагаєтеся застосувати ці підходи, зіткнувшись з новими складнощами в бізнесі?", – задається питанням експерт.
Геніальна простота робочого процесу
Якщо нові реалії ведення бізнесу дійсно стали для вас викликом, старі підходи не працюють і ви на очах втрачаєте продуктивність, саме час щось змінювати. При цьому, очевидно, підхід до змін потрібен комплексний, продуманий і, бажано, протестований. Саме таким вирішив поділитися Ів Мор'є, сформулювавши підхід "геніальна простота", що грунтується на шести простих правилах.
1. Зрозумійте, чим займаються інші. У чому реально полягає їхня робота? Потрібно вийти за межі прямокутників, посадових інструкцій, за межі поверхні контейнера, щоб осягнути реальний сенс. "Я, проектувальник, якщо я кладу кабель тут, то знаю, що це означатиме, що нам доведеться прибрати двигун, щоб дістатися до системи освітлення".
2. Ви повинні зміцнити сполучну ланку. Інтегратори – це менеджери, зокрема вже наявні, яких ви зміцнюєте, щоб у них вистачило сил і зацікавленості зробити так, щоб інші взаємодіяли. Яким чином можна підсилити менеджерів як сполучні ланки? Шляхом видалення рівнів ієрархії. Коли надто багато рівнів, люди дуже далекі від реальних дій. Шляхом скасування правил – чим більші ми, тим сильніше нам потрібні сполучні ланки, а значить, тим менше правил нам потрібно, щоб давати менеджерам широкі повноваження. А ми чинимо навпаки – чим більша наша організація, тим більше правил ми створюємо. У результаті отримуємо томик правил завтовшки з Енциклопедію Британіка.
3. Необхідно зміцнити владу, щоб наділити всіх повноваженнями керуватися власною думкою та інтелектом. Вам необхідно здати людям більше карт, щоб у них було їх достатня кількість для того, щоб піти на ризик співпраці і вийти з ізоляції. В іншому разі, вони втрачатимуть інтерес і звільнятимуться. Ці правила взяті з теорії ігор та організаційної соціології.
4. Ви можете наблизити майбутнє. Створити зворотний зв'язок, який би виставив на загальний огляд наслідки дій людей. Наприклад, в автомобільній компанії ви сказали інженерам-розробникам: "Через три роки, коли новий автомобіль буде випущений на ринок, ви переміститеся в післяпродажну мережу і будете відповідальні за гарантійний бюджет, і, якщо гарантійний бюджет вибухне, він вибухне вам в обличчя". Це значно дієвіше, ніж 0,8% перемінної винагороди.
5. Вам потрібно підвищити взаємовигідність, усунувши буфер, який дозволяє нам бути незалежними. Коли такий буфер знищений, "ви тримаєте мене за ніс, а я вас за вухо". Позбавтеся від псевдонеобходімих "дублікатів". На роботі занадто багато таких, які не створюють вартості, вони лише забезпечують неефективну самостійність.
6. Необхідно заохочувати тих, хто готовий співпрацювати, і карати тих, хто відмовляється. Генеральний директор групи LEGO Йорген Віг Кнудсторп знає чудовий спосіб застосування цього підходу. Він каже, що потрібно карати не за невдачу, а за відмову допомогти або звернутися за допомогою. Це повністю міняє справу. Враз я зацікавлений чесно говорити про мої слабкості, прогнози, оскільки я знаю, що мене осудять не через невдачу, а тому, що я не зможу допомогти або попросити про допомогу.
"Застосування цього підходу дозволяє впоратися з комплексністю бізнесу, нічого не ускладнюючи. Використовуючи його, ви створюєте більше вартості з меншими витратами. Одночасно підвищується ефективність і задоволення від роботи, оскільки ви усунули загальну корінну причину, яка перешкоджала і тому, й іншому", – стверджує Ів Мор'є.