Як правильно делегувати повноваження підлеглим

Керівник, який не бажає користуватися методами делегування, — не справжній керівник. Поки він не навчиться робити роботу руками інших, над ним завжди буде висіти загроза развалу роботи.

Керівник — це не тільки кращий фахівець у своїй галузі, але й ще організатор праці інших людей. І бути гарним керівником – це не тільки глибше знати та краще інших розбиратися в нюансах своєї справи. Керувати – це вміти спілкуватися з підлеглими.

Наприклад, коли підвищують по службі здібного співробітника, не завжди розуміють: чи це ті здібності, які потрібні для роботи менеджера? Як все відбувається на практиці? Припустимо, якась компанія несподівано залишилась без начальника відділу збуту. Терміново збирається керівний склад для з’ясування, хто в компанії кращий, щоб висунути його на вакантну посаду..

Перший та неухильний результат — компанія втрачає свого найкращого постачальника.

Другий (можливий) результат — найкращий постачальник виявиться досить посереднім керівником. Рядовим службовцем він виконував роботу самотужки, а тепер він повинен організувати роботу інших, розподіляючи між ними конкретні завдання. Таку форму взаємовідносин між начальником та підлеглим прийнято називати делегуванням, і саме від того, наскільки керівник володіє мистецтвом делегування, залежить ефективність роботи підлеглого йому підрозділу, а значить, і якість роботи самого керівника.

Ніщо так не кидається у вічі і не завдає такого збитку репутації, як невміння керівника спілкуватися зі своїми підлеглими. Навіть прогалини в спеціальній освіті меньш помітні, ніж безпорадність в сфері ділових стосунків.

Отже, що можна делегувати?

Перш за все дві речі: відповідальність та владу. Методи делегування відповідальності та влади приблизно однакові, але наслідки далеко не ті ж самі.

Коли ви делегуєте відповідальність за виконання якоїсь роботи, ваша відповідальність від цього не зменьшується. Ваші начальники очікують виконання роботи не від вашого підлеглого, а від вас особисто як керівника підрозділу. Відповідно, якщо робота не буде виконана, але буде зроблена погано, покарання понесете саме ви.

Зовсім інша справа — делегування влади. Коли підлеглому надається влада (а ніколи ніхто не візьме на себе відповідальності за виконання роботи, не отримавши необхідних прав), то влада його керівника при цьому зменьшується. Тим самим ви даєте йому право робити помилки, а відповідальність за них понесете в першу чергу ви. На жаль, цього не уникнути, і забувати про це не варто. Краще завчасно підрахувати плюси та мінуси делегування, ніж потім, коли наб’єте першу шишку, давати «задній хід».

Давайте розглянемо одну з можливих при делегуванні ситуацій. Допустимо, ви поклали на свого підлеглого відповідальність за навчання нових співробітників. Для цього ви надали йому певні права. Через деякий час, випадково проходячи повз його робоче місце, ви ненавмисне стаєте свідком його розмови з черговим новачком і з’ясовуєте, що він робить це абсолютно невірно. Як вчинити в такому випадку?

Немає нічого гіршого, ніж негайно поправити його, оскільки так ви зробите одразу дві грубі помилки.

По-перше, підриваєте авторитет свого уповноваженого в очах новачка і принижуєте його владу. По-друге, він сам прийде до висновку, що делегована йому влада — звичайна фікція, а всі ваші розмови про це — пусті балачки.

Тому, що б не відбувалося у Вас на серці, краще за усе мовчки пройдіть повз, а зауваження викажіть підлеглому пізніше, сам на сам. Але важливо тримати себе в руках і будувати розмову таким чином, наче у всьому винні ви: делегуючи підлеглому відповідальність за навчання новачків та необхідну владу, саме ви не зуміли як належить все пояснити, саме через це і виникли помилки. Тоді вам буде легше переконати його в тому, що він просто не до кінця або не вірно зрозумів ваші пояснення (в чому, звісно, ваша провина), але ви, як і раніше, вважаєте його гарним фахівцем і ніскілечки не жалкуєте про те, що доручили йому цю справу.
В яких випадках треба використовувати делегування?
Коли підлеглий може робити цю роботу краще. На жаль, багато керівників усіляко уникають делегування саме тому, що й самі не ризикують зізнатися, що їхні підлеглі у чомусь розбираються краще. Між тим, нічого небезпечного для репутації керівника в цьому немає. В наш час — час вузької спеціалізації, — ніхто не очікує, щоб начальник розбирався у всьому краще інших. Головне — вміти з максимальною ефективністю використовувати знання підлеглих.
Коли надмірна зайнятість не дозволяє керівнику зайнятися даною проблемою самому. Час та сили його не безмежні, і ще нікому не вдавалось зробити всю роботу свого підразділу, до того ж точно в строк.
Коли делегування дозволить керівнику вивільнити сили та час для найбільш важливих справ, що мають першочергове значення. Всі інші завдання повинні бути делеговані підлеглим.
Які головні помилки при делегуванні?

Ефективність використання методів делегування залежить багато в чому від того, чи вдається вам уникнути при цьому типових помилок. Розглянемо деякі з них.

Невміння пояснити..Від того, як підлеглий засвоїв ваші першочергові вказівки, залежить, чи справиться він з завданням, відповідальністю яку ви йому делегували. Вже на цій стадії керівника спіткає перша можлива помилка, коли, проінструктувавши підлеглого, він запитує: «Чи все ви зрозуміли?» Якщо користуватися таким формулюванням, можна бути впевненим, що у відповідь одразу прозвучить «Так». Справа в одному тонкому психологічному нюансі, — підлеглий може вбачити у цьому питанні сумнів у його інтелекті. Щоб скасувати підозру, він поспішає запевнити вас, що все зрозуміло. Ось чому краще сформулювати те ж питання по-іншому: «Чи достатньо ясно я вам це пояснив?» Схоже формулювання має інше значення — ваші сумніви в чіткості пояснення, і, відповідно, тепер не буде незручно сказати щось на кшталт: «Так, цілком, але дещо я хотів би уточнити».

Відмова від використання зворотного зв’язку. Повертаючись до описаного прикладу, можно сказати, що кращою формою зворотнього зв’язку у даному випадку було б прохання керівника до підлеглого дозволити йому бути присутнім на проведенні першого инструктажу нового співробітника.

Ворчливость. Ніщо так не діє на нерви підлеглому, як незвичне бурмотіння шефа з приводу того, що він би, можливо і вирішив завдання по-іншому. Ніколи не висловлюйте свого невдоволення тим, як складається ситуація, якщо у вас немає конкретних пропозицій щодо її покращення.

Боязнь втратити авторитет. Якщо ви чогось не знаєте — скажіть про це прямо. Правдиве зізнання в цьому не нанесе потужного удару вашому авторитету. Але наступного разу, коли ви скажете, що вам відоме єдине прийнятне рішення завдання, вам повірять швидше.

Ніколи не втрачайте контролю над собою, навіть в тих рідкісних випадках, коли ви влаштовуєте «рознос» з профілактичною метою.
Як зробити делегування ефективним?

Перш ніж делегувати відповідальність за вирішення якогось завдання і необхідну для цього владу, ви повинні чітко уявляти, яких результатів ви очікуєте від підлеглих а також коли і в якій формі ці результати повинні бути досягнуті для вас. Добийтеся повної ясності в цих питаннях і, виходячи з цього, будуйте контроль. Тут вже недопустима ніяка ліберальність. Якщо звіт повинен бути наданий вам в середу в 12.00, а він ліг на ваш стіл о 12.15, то він запізнився. Це не педантизм, як може видатися на перший погляд, а найважливіший пункт в забезпеченні строгої дисципліни праці.

Чіткий контроль за результатами роботи і жорстка дисциплина — головні передумови ефективного делегування.

1. Чітко викладайте свої побажання

Під час делегування важливо переконатися, що підлеглий гарно розуміє ваші очікування стосовно дорученої роботи. Щоб забезпечити ясність під час постановки цілей, для кожного проекту або завдання, яке ви збираєтесь делегувати, визначте:


Коли завдання повинне бути завершене;
Які специфічні інструкції та вказівки необхідні підлеглому для виконання роботи;
Через який проміжок часу і в якій формі Ви захочете ознайомитися з його звітом про стан робіт;
якими Ви бачите кінцеві результати.

Обговоріть доручення з підлеглими та дайте відповідь на всі питання, які виникли у нього. Не припиняйте обговорення до тих пір, поки не переконаєтесь, що підлеглий цілком зрозумів ваші очікування. Часто підлеглі неохоче задають питання, які виникають під час виконання робіт через боязнь видатися некомпетентними.



2.Контролюйте виконання

Недостатньо просто встановити дати проміжних та підсумкового звіту виконавців: часто вони не зовсім точно оцінюють свої шанси якісно та своєчасно виконувати роботи. Тому з самого початку обговорюйте з підлеглими, що Ви хочете чути про проблеми, які у них виникають раніше, ніж вони виростуть. Якщо ж ви бачите, що реалізація дорученого не відповідає встановленим стандартам терміновості та якості, скористайтеся такими рекомендаціями:

§ якщо розбіжності маж планами та реальністю незначні, попросіть підлеглих самостійно відкорегувати певні нюанси або відхилення від графіка;

§ якщо розходження великі, спільно обговоріть ситуацію і розробіть заходи щодо її виправлення. Можливо, Вам доведеться внести корективи в організацію роботи, або привернути додаткові ресурси для того, щоб досягнути поставленої мети.

Одночасно Ви повинні присікти спроби так званого "зворотнього делегування", коли підлеглі в тій чи іншій формі "повертають" керівництву делегування завдання. Типова ситуація. Підлеглий повідомляє керівнику про свої складності під час за завершення останнього разділу підготовленого звіту. Не вчи очей від роботи, шеф (не бажаючи витрачати час на інструктаж "незграбного" підлеглого), кидає: "Залиште звіт у мене, закінчу його сам". Результат? Ризик для керівника зіткнутися з тією ж ситуацією під час підготовки підлеглим настпуного звіту. Як уникнути подібного капкана? Якщо у службовця виникають серйозні проблеми в процесі виконання дорученого, обговоріть з ним ситуацію, активно спонукайте його знаходити власні варіанти їх вирішення, підтримайте вказані ним кроки. Якщо вам стає очевидно, що задача дійсно таки не під силу цьому співробітнику, і невтручання в ситуацію призведе до серйозного ризику, передоручіть завдання більш досвіченому професіоналу. В будь якому разі вы не повинні братися за справу самі. Не переробляйте завдання, яке було делеговане, якщо його виконання не відповідає вашим очікуванням. Вкажіть підлеглим, що і чому вас не влаштовує, попросіть переробити завдання.

За матеріалами журналу «Управління персоналом» та сайту www.elitarium.ru