13 порад, як спростити роботу

Поради Лео Бабута, автора блогу Zen Habits, про те, як зробити життя та роботу простішими:

1. Беріться за роботу раніше.
Рано розпочинати роботу було одним з моїх найулюбленіших секретів - в тиші, до того, як почнуться телефонні дзвінки, балаканина та збори, я багато встигав зробити. До того часу, як всі тільки розпочинали працювати, я виконував два або три великих завдання.

2. Обмежте час.
Це смішно, люди працюють годинами та думають, що вони плідно працюють і встигають зробити більше. Однак на вирішення проблеми вони витрачають цілі години. Замість цього скоротіть час і встановіть ліміт - 6 або 7 годин на день - і всю важливу роботу виконуйте в цей термін. Якщо ви будете знати, що працюєте лише 6 годин на день, в першу чергу ви постараєтеся зробити всі важливі справи, і витратите на це менше часу. Обмеження стимулюють працювати ефективніше.

3. Складайте короткий список.
Складіть довгий список справ, які вам необхідно виконати... після цього складіть короткий список з 2 - 3 справ, які ви дійсно хочете зробити. Вибирайте завдання таким чином, що, якщо виконаєте лише їх, ви б могли пишатися тим, що зробили за день. Найважливіші справи починайте до перевірки пошти або онлайн-читання.

4. Згрупуйте подразники.
Що вас зазвичай відволікає? Можливо, це щось на зразок електронної пошти, читання блогів, Твіттеру або іншої соціальної мережі? Відведіть для них час, найкраще пізніше вдень: скажімо, після 3 - 4 години дня. До цього часу не відволікайтеся на подразники. Виділяючи для них певний проміжок часу, у вас з'явиться можливість у першу чергу зробити іншу роботу, а потім приділити увагу відволікаючим чинникам. Ще один спосіб - виділити для них по 10 хвилин в кінці кожної години, тільки дотримуйтеся десятихвилинного ліміту!

5. Пишіть короткі листи.
Якщо написання листа займає більшу частину дня, просто обмежтеся 3 - 4 пропозиціями для кожного листа, і ви відчуєте різницю. По-перше, різко скоротиться час на відповідь або складання листів. А по-друге, зменшаться відповіді на ваші листи, а значить, ви витратите менше часу на читання кореспонденції.

6. Скоротіть зустрічі.
Чим менше - тим краще. Деякі провідні менеджери Google проводять тільки п'ятихвилинні збори - кожен, хто відвідує ці збори, повинен підготуватися та бути лаконічним. Якщо ви зможете відмовитися від зборів і просто залишати записки або вигадати інший спосіб спілкування, це допоможе вам заощадити декілька годин на тиждень.

7. Автоматизуйте.
Чим менше нудних і рутинних завдань вам доводиться виконувати, тим більше у вас буде вільного часу для творчості та важливої роботи. Тому автоматизуйте процес роботи скрізь, де це можливо: зробіть так, щоб люди вносили дані, або отримувати інформацію з вашого сайту, замість того, щоб писати або телефонувати вам, або використовуйте сервіс, який автоматично обробляє платежі або відправляє товар, і так далі.

8. Виключіть роботу з паперами.
Мені доводилося багато працювати з документами, і вже тоді я знав, що це марна трата часу. Якби фірми і організації могли б заповнювати всю документацію в електронній формі, це знизило б витрати паперу і час, витрачений на копіювання та заповнення документів. Кожного разу, коли це можливо, відмовляйтеся від роботи з паперами на користь електронної обробки документів.

9. Приберіть на столі.
Це можна зробити за декілька хвилин. Приберіть все зі свого столу. Залиште декілька важливих предметів. Все інше потрібно: підшити, передати відповідній людині, скласти у відповідний відділ в ящику столу або викинути на сміття. Швидко прийміть рішення та приступайте до роботи.

10. Підіть.
Якщо ви можете вийти з офісу, знайдіть тихий куточок, де можна зосередитися на важливій роботі. Вимкніть Інтернет і беріться за роботу, потім знову підключіться до мережі, щоб відправити роботу електронною поштою або завантажити на віддалений комп'ютер. Працювати вдома - відмінний варіант. Чим частіше ви так робите (раз на тиждень, годину на день або половину кожного робочого дня), тим краще.

11. Відпочиньте.
Кожні 15-20 хвилин вставайте з-за столу та робіть перерву. Можна просто пройтися офісом, або навіть краще - вийти та подихати свіжим повітрям. Прогуляйтеся, розженіть кров, якщо відчуваєте напругу - помасажуйте плечі та шию. Якщо хочете бути у формі, зробіть декілька віджимань. Коли ви знову розпочнете роботу, згадайте, над чим ви хочете працювати, та приберіть все подразники.

12. Практикуйте перемикання уваги.
Щогодини або два виконуйте ритуал перемикання уваги. Це займе одну-дві хвилини. Почати ритуал можна із закриття браузера і інших додатків, можливо навіть вийти прогулятися на декілька хвилин, щоб провітритися та розігнати кров. Після цього поверніться до списку найважливіших справ і позначте, що вам потрібно виконати ще. До того, як ви перевірите пошту або повернетеся в онлайн, виконуйте важливі завдання так довго, як зможете. Протягом дня декілька разів переведіть увагу з одного заняття на інше. Кілька глибоких вдихів теж добре допомагають зосередитися.

13. У розкладі передбачте багато часу для творчості.
Не кожен може робити це, але якщо можливо, виділяйте по 3-4 години на день у своєму розкладі на творчість або інші важливі справи. Хай цей час буде для вас недоторканним, не плануйте на цей час ані зустрічі, ані інші справи. Будьте нещадні до відволікаючих чинників, і налаштуйтеся на улюблену роботу протягом відведеного часу. Насолоджуйтесь творчістю.

agroperspectiva.com

За матеріалами hitjob.com.ua