7 правил ефективної роботи з електронною поштою

1. Зменшуйте обсяг вихідного потоку. Чим більше повідомлень ви ініціюєте, тим більше, відповідно, доводиться чекати у відповідь. Можна утриматися від відправлення тих листів, які ще не розглянуті, і говорити тільки тоді, коли вам дійсно є що сказати.

2. Сегментуйте свою електронну пошту. У вас може бути декілька адрес - одна для широкого користування, обробляти потік на якій вам допоможе асистент (розставить пріоритети, спрямує на іншого співробітника частину завдань тощо), інша - відкрита тільки для певної категорії відправників (наприклад, клієнтів або колег), третя - для невеликого кола спілкування, друзів і сім'ї. Можна ще завести запасну, для використання при реєстрації або покупок в мережі, які свідомо будуть генерувати спам.

3. Використовуйте всі інструменти електронної пошти. Фільтри, прийоми організації роботи з повідомленнями, постановка завдань, календар та інше - сучасні поштові сервіси приховують масу корисних для менеджера можливостей.

4. Призначте собі особистий час без електронної пошти. Цю стратегію запропонувала Дана Бойд з Microsoft. Вона періодично заявляє електронній пошті відпустку і припиняє всі мережеві комунікації (і рекомендує робити це протягом як мінімум двох тижнів). Якщо для вас це занадто екстремальний хід, ви можете поставити собі умову відповідати тільки в певні часові «вікна» раз на день. Але при цьому бажано позначати в автовідповідь, що ви перебуваєте «поза офісом», щоб одержувачі знали, що рішення може бути відкладено - для тих 10% листів, які дійсно потребують відгуку.

5. Організуйте час без електронної пошти також в компанії. Натан Зельдес, який раніше працював в Intel, висунув цю ідею «тихої години» в корпорації, квоти для електронної пошти, повідомлень про платежі і бухгалтерського обліку.

6. Почніть все спочатку. Тим з вас, хто відчуває себе пригнічео, журналіст і професор Гарвардського університету Лоуренс Лессиг радить оголосити «банкрутство електронної пошти». Видаліть старі адреси без зайвого жалю! Нові акаунти дозволять легше розробити більш ефективні прийоми обробки та передачі, реагування на повідомлення, розірвати зв'язок з тими, кого ви воліли б залишити в минулому.

7. Відключайтеся. Коли нічого не допомагає, згадайте про кнопку «викл.». Вона є на будь-якому з ваших улюблених технічних пристроїв. Рефлексії, крок назад, щоб обміркувати ходи на майбутнє - невід'ємні інструменти успішного менеджменту.

e-xecutive.ru

За матеріалами hitjob.com.ua