Референт

Референт (від лат. Referens - повідомляє) за визначенням - це співробітник, який готує доповіді керівникові, консультує з певних питань, надає рекомендації. У сучасних умовах референт - це безпосередній помічник керівника, до якого висуваються вимоги виконувати функції секретаря. Як правило, в організаціях ця посада називається секретар-референт.

Референт - важлива посада в будь-якій організації, адже він забезпечує чітку та налагоджену роботу керівника, створює умови, за яких керівник займається важливими справами, не відволікаючись на дрібні проблеми, ставить пріоритет у вирішенні завдань. Без референта робота керівництва була б менш ефективною. Референт економить час керівника, надаючи йому короткий огляд важливої кореспонденції, статей, книг, наукових робіт.

Специфіка професії

Робота референта полягає в забезпеченні комфортної та безперебійної діяльності свого шефа. До обов'язків сучасних секретарів-референтів входить:

· діловодство - складання, реєстрація та обробка вхідної та вихідної кореспонденції;
· планування робочого дня керівника (облік призначених зустрічей);
· організація прийому відвідувачів;
· організація телефонних переговорів керівника;
· сортування кореспонденції;
· підбір матеріалів та документів для ознайомлення та вивчення керівником;
· складання доповідей;
· прийом документів на підпис;
· прийом і облік телефонних дзвінків, телефонні переговори;
· підготовка переговорів з партнерами фірми;
· ведення попередніх переговорів;
· участь у підготовці засідань і нарад - збір необхідних матеріалів, повідомлення учасників про час, місце, порядок денний наради та їх реєстрацію;
· формування справ у відповідності із затвердженими правилами, забезпечення їх збереження та здача в архів;
· робота з базами даних;
· організація та координація зв'язку між відділами;
· прийом та відправка факсів;
· бронювання авіа та ж/д квитків, готельних номерів;
· господарські питання - забезпечення керівника канцтоварами;
· контроль справності оргтехніки.

Плюси професії

Робота секретарем-референтом дає безцінний досвід ділових контактів, необхідні та важливі знайомства, зв'язки, що в подальшому може стати в нагоді для власної кар'єри.

Щоденне спостереження за керівником може багато чому навчити: стилю керівництва, вмінню приймати правильні рішення, вибудовувати відносини з партнерами та підлеглими.

Робота з документами дає відмінну підготовчу базу для майбутньої кар'єри юриста, економіста, менеджера.

Професія секретаря-референта затребувана в організаціях будь-яких галузей і форм власності.

Мінуси професії

До мінусів можна віднести ненормований робочий день, роботу у вихідні дні, можливі відрядження.

Робота в інформаційно-насичених умовах, в ситуаціях стресу та поспіху, спілкування з великою кількістю людей вимагає особливого складу характеру.

Місце роботи

Офіси, фірми, компанії, організації, підприємства будь-якого профілю та форм власності (приймальні керівників, директорів, юристів, нотаріусів).

Особисті якості

· стійкість нервової системи;
· самовладання;
· відповідальність;
· дисциплінованість;
· високий рівень культури в поведінці, промови, одязі, адже секретар - обличчя офісу;
· комунікабельність;
· гарна пам'ять;
· надійність;
· пунктуальність;
· акуратність;
· винахідливість;
· старанність;
· зосередженість уваги;
· емоційно-вольова стійкість;
· організаторські здібності;
· знання іноземної мови (бажано);
· приємна презентабельна зовнішність;
· знання основ психології спілкування, етики та естетики.

Кар'єра

Кар'єрне зростання всередині компанії, в якій працює секретар-референт можливе шляхом переходу в інший відділ (паралельно з одержанням профільної освіти, що відповідає галузі організації).

Зарплата секретаря-референта залежить від місця роботи, регіону проживання, досвіду роботи, знання мов, обсягу обов'язків.

Освіта

Вчитися на секретаря-референта можна на курсах секретарів або перекладачів.