6 порад з ділового листування від співзасновника Prometheus Івана Примаченко

Іван Примаченко опублікував на своїй сторінці в Facebook «добірку здорового глузду», в якій поділився базовими правилами встановлення першого ділового контакту з незнайомими людьми та організаціями. У Prometheus Іван відповідає за розбір вхідної пошти та дзвінків. Він займався встановленням контактів із діловими і відомими людьми та організаціями останні п'ять років, а складений список рекомендує прочитати і використовувати кожному, щоб «зберегти час і нерви всім сторонам ділового спілкування».

1. Якщо турбуєте – турбуйте

Не потрібно починати ділове спілкування з фрази «Чи можна вас потурбувати?» або «Чи можна поставити вам запитання?». Ви вже потурбували, але замість спілкування по суті лише витрачаєте час вашого співрозмовника.

2. Пишіть коротко і по суті

Викладайте зміст свого звернення одним повідомленням – коротко, ясно і по суті. Загальна суть повинна бути зрозуміла з перших двох-трьох речень або першого абзацу, як максимум. Пам'ятайте, що той, хто розбирає пошту великої організації (або найпопулярніший користувач соцмереж), зазвичай отримує десятки, а то й сотні повідомлень на день. Вчитуватися в кожне з них немає фізичних можливостей, тому рішення про відповідь на ваш лист буде прийнято на основі перших пропозицій.

3. Заголовок – дуже важливий

Коли ви пишете електронного листа, зазначте основне в заголовку. Ні, заголовок «Співробітництво» не підходить. Бо він практично ні про що не говорить і є першим кандидатом на ігнорування. Якщо ви не вважаєте за необхідне витрачати час на складання змістовного заголовка, то чому іншим людям варто витрачати час на змістовну відповідь? Приділіть час, аби продумати короткий та інформативний заголовок для листа: «Пропозиція співпраці по створенню онлайн-курсу з [назва предмета] від [назва організації]». Це привертає увагу набагато краще.

4. Поважайте час вашого співрозмовника

Не потрібно починати спілкування з незнайомими людьми з пропозиції «зустрітися і все обговорити». Викладіть головну думку письмово, і якщо вона зацікавить, то і зустріч відбудеться. Більшість питань можна і потрібно вирішувати письмово, і тільки якщо це зовсім не виходить, переходьте до телефонної розмови або офлайн-зустрічі.

5. Не бійтеся попросити

Відразу ж напишіть, чого конкретно хочете і що пропонуєте натомість. Якщо ви нічого не пропонуєте, то не потрібно соромитися чесно оформити ваше повідомлення як прохання – це позитивно сприймається більшістю людей. А от намагатися подати ситуацію так, ніби, допомагаючи вам, співрозмовник ще й винен залишається, не варто. Повірте, більшість людей обізнані і розуміють, що піар-ефект від присутності на вашій афіші, м'яко кажучи, не рівноцінний публікації в популярному ЗМІ.

6. Пишіть правду

Не обманюйте і не приховуйте важливу інформацію, адже обману не любить ніхто. Великі організації та досвідчені люди, як правило, добре вміють відчувати неправду. Приховування важливої інформації нічим не краще: коли з часом стануть відомі важливі деталі, то вибухне скандал. Якщо ви запрошуєте людину виступити спікером на конференції, участь у якій коштує як середня зарплата в країні, про це, як мінімум, варто згадати.

http://ain.ua/

За матеріалами hitjob.com.ua